Bokslut och årsredovisning – en komplett guide för företagare

När räkenskapsåret tar slut ska den löpande bokföringen avslutas och sammanfattas. Begreppen bokslut och årsredovisning används ofta som om de vore samma sak, men de betyder olika saker – och vilka krav som gäller beror på företagsform och storlek. Här går vi igenom grunderna.

Vad är ett bokslut?

Bokslutet är arbetet med att avsluta räkenskapsåret. Alla affärshändelser ska vara bokförda, kontona stämmas av och periodiseras så att intäkter och kostnader hamnar på rätt år. Resultatet blir en resultaträkning och en balansräkning som visar årets utfall och företagets ställning vid årets slut.

Bokföringslagen anger vilken form av avslut som krävs. Beroende på företagets form och storlek kan det vara ett årsbokslut, ett förenklat årsbokslut eller en årsredovisning. Bokföringsnämnden (BFN) ger ut vägledningar och allmänna råd om hur detta ska göras.

Vad är en årsredovisning?

Årsredovisningen är en offentlig handling som, utöver resultat- och balansräkning, innehåller en förvaltningsberättelse och i regel noter. Den ska undertecknas av styrelsen och, när företaget har revisor, granskas av revisorn. Årsredovisningen lämnas in till Bolagsverket, där den blir tillgänglig för andra.

Skillnaden i korthet

• Bokslutet är processen att avsluta och sammanställa räkenskapsåret.
• Årsredovisningen är en formell rapport som vissa företag måste upprätta och lämna in.
• Alla bokföringsskyldiga företag gör ett avslut, men alla behöver inte en årsredovisning.

Vilka företag behöver upprätta årsredovisning?

Aktiebolag och ekonomiska föreningar ska alltid upprätta årsredovisning. För handelsbolag och enskilda näringsidkare beror kraven bland annat på företagets storlek och ägarstruktur – många upprättar i stället ett årsbokslut eller ett förenklat årsbokslut. De exakta gränserna och tidsfristerna framgår av Bokföringslagen och Årsredovisningslagen samt av information från Bolagsverket och Skatteverket. Är du osäker på vad som gäller ditt företag är det klokt att stämma av det i god tid.

Förbered underlagen

Ett smidigt bokslut börjar långt innan räkenskapsåret är slut. Samla in och kontrollera:

• Kontoutdrag från alla bankkonton per bokslutsdagen.
• Kund- och leverantörsreskontra med öppna fakturor.
• Underlag för lager, om företaget har varulager.
• Avtal, lån och leasingavtal som påverkar balansräkningen.
• Uppgifter om inköpta och avyttrade inventarier.

Avstämningar

Kärnan i bokslutet är avstämningar. Varje balanskonto ska kunna styrkas med ett underlag: banksaldot mot kontoutdraget, skattekontot mot Skatteverkets uppgifter, momskontona mot deklarationerna och lönekontona mot lönerapporterna. Differenser utreds och rättas innan perioden stängs.

Finansiella rapporter

Resultaträkningen

Resultaträkningen visar årets intäkter och kostnader och därmed årets resultat.

Balansräkningen

Balansräkningen visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital på bokslutsdagen. Tillgångarna kan vara anläggningstillgångar som maskiner och inventarier, eller omsättningstillgångar som kundfordringar, lager och likvida medel. Skulderna delas upp i långfristiga och kortfristiga.

Avskrivningar

Inventarier och andra anläggningstillgångar som används under flera år kostnadsförs inte direkt vid köpet utan fördelas över nyttjandeperioden genom avskrivningar. Vilken metod och period som är lämplig beror på tillgångens art och vilket regelverk företaget tillämpar. Det finns också skattemässiga regler som kan skilja sig från de redovisningsmässiga.

Vanliga misstag

• Att inte periodisera intäkter och kostnader som hör till ett annat år.
• Att lämna avstämningar till sista minuten.
• Att glömma kvitton och underlag för privata utlägg.
• Att missa att olika tidsfrister gäller för deklaration och inlämning av årsredovisning.

Inlämning och deklaration

Bokslutet ligger till grund för företagets inkomstdeklaration till Skatteverket. Aktiebolag lämnar dessutom in årsredovisningen till Bolagsverket. Tidsfristerna beror på räkenskapsårets slut och företagsform, så kontrollera aktuella datum hos Skatteverket och Bolagsverket varje år.

God bokföring gör bokslutet enklare

Ju bättre den löpande bokföringen fungerar under året, desto mindre arbete återstår vid årets slut. Månatliga avstämningar gör att fel upptäcks tidigt, och bokslutet blir en kontroll snarare än ett stort projekt.

Sammanfattning

Bokslutet avslutar räkenskapsåret, och årsredovisningen är den formella rapport som bland andra aktiebolag ska lämna in. Med ordnade underlag, regelbundna avstämningar och koll på vilka regler som gäller för ditt företag blir årsskiftet betydligt lugnare. Läs mer om vår tjänst för bokslut och årsredovisning.